Електронний документообіг (ЕДО) для підприємців: що це й навіщо?
Зазвичай ми звикли називати документами папірці. Утім, в епоху тотальної діджиталізації ХХІ століття документ може мати електронну форму, тобто існувати як сукупність даних в електронному вигляді. Це і є ЕДО – електронний документообіг.
Більше жодних ручок чи друку на принтері, бо все, що вам потрібно, – це інтернет та електронний цифровий підпис.
Ось алгоритм переходу на ЕДО:
- Отримайте електронний цифровий підпис (ЕЦП). Цю послугу роблять кваліфіковані надавачі електронних довірчих послуг, реєстр яких можна знайти на сайті https://czo.gov.ua/. Для отримання ЕЦП директору підприємства потрібно звернутися до надавача послуг із документами та пройти ідентифікацію.
- Розробіть та затвердіть локальні положення та інструкції, які регулюватимуть використання ЕЦП в вашій компанії, процедуру створення, узгодження та підписання електронних документів. Визначте, які саме документи переводяться в безпаперову форму: внутрішні (тобто кадрові, бухгалтерські, управлінські документи компанії) або зовнішні (договори, додаткові угоди, акти виконаних робіт, рахунки фактури і т. ін.).
- Оберіть програмне рішення для електронного документообігу (це може бути Вчасно, Медок або інші платформи). Зверніть увагу на швидкість та якість технічної підтримки, зручність використання та можливості інтеграції.
- Внесіть відповідні зміни до текстів договорів, щоб чітко встановити, коли електронний документ набуває чинності, як діяти в разі втрати електронного документу тощо.
Щодо переваг, які ви отримаєте, перейшовши на ЕДО:
Перша перевага: економія часу на обробку документів.
За допомогою ЕДО ви отримаєте необхідні дані значно швидше. Вам більше не потрібно зустрічатись із контрагентом для підписання договору, додаткової угоди або акту; бігати на Нову пошту для обміну примірниками документіві тому подібне. Підписання документу займає пару хвилин часу, де б ви не перебували. Особливо це актуально, коли компанії розташовані в різних містах України.
Друга перевага: сучасність.
Перехід до електронного документообігу відображає високий ступінь технологічності та готовність підприємства до інновацій. Це підкреслює сучасний підхід до ведення бізнесу для взаємодії з партнерами.
Третя перевага: зручність.
Відмова від паперових документів означає звільнення просторів бухгалтерії, полегшуючи роботу бухгалтерів та відділу кадрів. Також ви матимете можливість переїхати в іншу місцевість без перевезення багатьох папок з паперами під час, наприклад, зміни місцеположення бізнесу або, що актуально в наші часи, у разі активних воєнних дій.
Четверта перевага: кращий захист документів.
Зберігання електронних документів у хмарних сервісах гарантує доступ до них навіть у разі фізичного знищення комп’ютерів підприємства. Усі зміни фіксують в електронній системі документообігу. Це забезпечує надійність та безпеку інформації. Плюс ви маєте доступ до документів 24/7 та можете попрацювати з договором з будь-якої точки світу будь-коли.
П’ята перевага: економія коштів.
Завдяки ЕДО ви скоротите фінансові та трудові витрати на утримання архіву і більше не витрачатиметесь на папір, друк, конверти, поштові пересилки.
Що ще важливо знати
Кожен електронний документ вважають оригіналом, а його роздруківку на папері, засвідчену підписом та печаткою особи, розглядають як його копію.Обов’язкові реквізити електронних документів повністю відповідають їхнім паперовим аналогам, а от скан паперового документу не вважають електронним документом.І будьте уважні, бо електронний цифровий підпис не можна передавати іншій особі. Практика знає випадки, коли директор передавав свій ЕЦП бухгалтеру, і потім виявлялось, що поки директор був за кордоном, документи з використанням його ЕЦП підписували у Києві (що можна відстежити за IP-адресою).
Якщо ваше підприємство ще не впровадило електронний документообіг, звертайтеся до нас. Ми готові допомогти вам зробити цей перехід ефективним та безпечним.
Керівниця адвокатського бюро Олени Сітарчук
Олена Сітарчук
