Акти виконаних робіт: підписати не можна ігнорувати. Де ставимо кому?

Авторка: адвокатка Олена Сітарчук

Внесення змін до Закону про бухоблік викликало жваві дискусії у професійній спільноті. Заголовки в мережі про «акти без підпису» та «скасування обов’язкового звітування замовника» звучать оптимістично, проте на практиці все не так однозначно. Давайте розберемося, що саме змінилося та як нові правила вплинуть на щоденну роботу бухгалтера та юриста.

 Мета законодавчих змін

Президент України підписав Закон № 4791-ІХ, який вносить зміни до ст. 9 Закону про бухоблік. Основна мета документа – зменшити адміністративне навантаження на бізнес та спростити оформлення первинної документації. Спочатку ініціатива стосувалася лише сфери e-commerce, проте в ході розгляду перелік операцій розширили.

 Відтепер нововведення охоплюють:

• Надання послуг
• Виконання робіт
• Оренду (найм).

 Як було раніше?

Первинні документи, зокрема акти приймання-передачі, завжди були підставою для ведення бухгалтерського обліку. Традиційно цикл господарської операції вважався завершеним лише після підписання акта обома сторонами.

Для багатьох малих підприємців, особливо в онлайн-сфері, отримання підпису від споживача перетворювалося на складне випробування. Клієнт міг перебувати на іншому континенті або просто не мати електронного підпису, що фактично блокувало своєчасне закриття документів.

Нові правила з 1 квітня

Аби полегшити життя бізнесу, законодавець дозволив оформлювати акти за підписом лише однієї сторони – виконавця або орендодавця. Тепер такий документ стає своєрідною декларацією виконавця про належне виконання зобов’язань.

Проте для того, щоб «односторонній акт» мав юридичну силу, необхідно дотриматися трьох ключових умов:

1. Письмова форма договору. Можливість оформлення акта в односторонньому порядку має бути чітко передбачена в письмовому договорі. Усні домовленості в цьому випадку не працюють.
2. Зазначення періоду. Акт обов’язково повинен містити не лише дату складання, а й період (дату) фактичного надання послуг чи виконання робіт.
3. Своєчасність обліку. Операція має бути відображена в бухгалтерському обліку саме в тому періоді, коли вона була фактично здійснена.

 Позиція автора: чи варто надсилати акт замовнику?

На мою думку, надсилати акт замовнику все одно потрібно. Навіть односторонній документ фіксує фінальний результат роботи. Це дозволяє синхронізувати бачення сторін: якщо замовник не згоден із якістю чи обсягом, він може надати мотивовані заперечення. Без такого документа виконавець може вважати роботу завершеною, тоді як замовник – що вона ще триває.

Для практичного застосування пропоную використовувати у договорах таке формулювання:

1. За результатами надання послуг (виконання робіт) Виконавцем складається акт наданих послуг (виконаних робіт), в якому зазначаються: дата складання акту, назва та реквізити Виконавця, зміст та обсяг послуги/роботи, дата (період її надання).
2. Акт наданих послуг (виконаних робіт) підписується уповноваженою особою Виконавця та скріплюється печаткою Виконавця (за умови її наявності). Підписаний Виконавцем Акт наданих послуг (виконаних робіт) надсилається Замовнику протягом 3 (трьох) робочих днів з моменту його складення.
3. Якщо протягом 3 (трьох) робочих днів з моменту отримання Акту наданих послуг (виконаних робіт)  Замовник на надав не Виконавцю аргументовані письмові заперечення на Акт, надані послуги (виконані роботи) вважаються прийнятим Замовником без зауважень.

Стоп-лист: кому не можна?

Спрощення доступне не всім. Забудьте про односторонні акти, якщо у вас:

• Оплата за рахунок публічних коштів
• Оренда державного або комунального майна
• Будівельний підряд та проєктно-вишукувальні роботи
• Гуманітарна або благодійна допомога.

Порада для B2B та платників ПДВ: не поспішайте!

Якщо ви працюєте з великим бізнесом, дискусійним лишається питання, чи потрібно вже з 1 квітня категорично відмовлятись від класичних двосторонніх актів. Податківці при реєстрації накладних іноді хочуть ледь не аналіз ДНК директора побачити. Підпис замовника на акті – це ваш аргумент на користь того, що роботи/послуги не лише надані, а й прийняті замовником без зауважень. Тобто вже дві особи (виконавець та замовник) підтвердили факт здійснення господарської операції своїми підписами.

Розблокувати податкову накладну в наших реаліях – це як стрибнути потрійне сальто в повітрі. Одна справа показати підпис клієнта “роботу прийняв”, і зовсім інша – доводити фіскалам, що ви акт надіслали, а заперечень не отримали. Тому пропонуємо почекати і подивитись, як піде правозастосовча податкова практика.

Що далі?

Зараз ми маємо колізію: Закон змінився, а Положення № 88 – ні. Кабмін має три місяці, щоб привести у відповідність підзаконні акти. Закон, звісно, сильніший, але всі ми знаємо, як контролювальники люблять чіплятися до дрібниць.

 Висновок

Спрощення оформлення первинних документів – це позитивний крок назустріч бізнесу. Це дійсно полегшує адміністрування та зменшує бюрократичний тиск, особливо для малого бізнесу в сегменті В2С.

Проте великому бізнесу із налагодженим електронним документообігом варто переходити на односторонні акти зважено, зважаючи на агресивну позицію податкових органів щодо «нереальності» господарських операцій. Щоб згодом не довелося відвойовувати реальність кожної послуги перед контролерами лише через один заощаджений підпис.